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Woyld Scan — Prozessaudit

Prozessanalyse – die Grundlage fundierter Entscheidungen

In 10 Arbeitstagen erstellen wir eine Landkarte Ihrer Unternehmensprozesse und eine Liste von Automatisierungen, geordnet nach Rentabilität.

Inhalt des Berichts

Ein Bericht als Aktionsplan, nicht als Präsentation

Wir belassen es nicht bei einer allgemeinen Diagnose. Jeder Teil des Berichts führt zu einer konkreten Entscheidung: welche Prozesse wir automatisieren, in welcher Reihenfolge und welchen geschäftlichen Nutzen das bringt.

01

Prozesslandkarte – der tatsächliche Stand

Wir beschreiben nicht Verfahrensanweisungen, sondern die tatsächliche Arbeit des Teams: wo Daten manuell zwischen Systemen abgetippt werden, wo sie auf eine E-Mail-Antwort warten und wo Informationen verloren gehen.

02

Die Kosten jedes Engpasses

Wir rechnen verlorene Stunden in Geld um. So geht es beim Thema Automatisierung nicht mehr um Technologie, sondern um Return on Investment.

03

Automatisierungen nach Rentabilität

Konkrete Prozesse zur Automatisierung, geordnet nach der schnellsten Amortisation. Für jeden: geschätzte Einsparung, Implementierungsaufwand und die Voraussetzungen für den Projektstart.

04

KI nur dort, wo sie Wirkung zeigt

Wir zeigen Prozesse auf, in denen künstliche Intelligenz die Arbeit wirklich unterstützt: Dokumente auslesen, Anfragen klassifizieren, Angebote vorbereiten. Wo der geschäftliche Nutzen es nicht rechtfertigt, setzen wir keine KI ein.

05

Implementierungsplan mit Kosten

Ein Zeitplan der Phasen mit transparenter Kalkulation für jede einzelne. Sie kennen Umfang, Termine und Kosten, bevor Sie überhaupt über eine Implementierung entscheiden.

06

Der Bericht gehört Ihnen

Ohne weitere Verpflichtungen. Die Ergebnisse können Sie mit uns, mit Ihrem eigenen Team oder mit einem anderen Partner umsetzen. Die Qualität unserer Arbeit ist Argument genug für die weitere Zusammenarbeit.

Ablauf des Audits

Zehn Tage, vier Phasen

01

Gespräche mit dem Team (Tag 1–3)

Wir sprechen mit den Menschen, die die Arbeit erledigen, nicht nur mit der Geschäftsführung. Erst auf dieser Ebene wird sichtbar, wie lange das Ausstellen einer Rechnung, die Bearbeitung einer Bestellung oder die Erstellung eines Berichts tatsächlich dauert.

02

Analyse von Daten und Systemen (Tag 3–6)

Wir analysieren die Systeme, Tabellen und Postfächer, durch die die Arbeit läuft. Wir messen Volumen: die Zahl der Dokumente, Bestellungen und Anfragen, die in jedem Prozess pro Monat bearbeitet werden.

03

Verluste beziffern und Lösungen entwerfen (Tag 6–9)

Wir stellen Zeitaufwand und Fehler den Kosten gegenüber. Für die rentabelsten Automatisierungen entwerfen wir die Lösung: was das System übernimmt, was beim Team bleibt und wie der Übergang gelingt.

04

Präsentation des Berichts (Tag 10)

Wir gehen den Bericht gemeinsam mit Ihnen durch – Prozess für Prozess, Zahl für Zahl. Am Ende des Termins stehen ein Plan, ein Angebot und eine eindeutige Empfehlung für die ersten Schritte.

Ergebnis

Ergebnis des Audits – und für wen es sich eignet

Jede Erkenntnis fließt in einheitlicher Form in den Bericht ein: Prozess, geschätzter Verlust, Priorität der Umsetzung. Statt Allgemeinplätzen liefern wir konkrete Daten als Entscheidungsgrundlage.

Auszug aus dem Bericht – Verlustkarte (illustratives Beispiel)
ProzessPrioritätGesch. Einsparung / Monat
Bestellungen aus E-Mails ins System abtippenHoch~40 h
Rechnungen manuell ausstellen und versendenHoch~22 h
Wöchentliche Berichte aus TabellenMittel~12 h
Statusaktualisierungen für KundenMittel~9 h

Wir empfehlen es, wenn …

  • Ihr Team Zeit mit wiederkehrenden manuellen Tätigkeiten und dem Abtippen von Daten verbringt.
  • Ihre Organisation mehrere Tools nutzt, die nicht miteinander integriert sind.
  • Ihr Unternehmen wächst und Excel-basierte Prozesse nicht mehr mithalten.

Wir raten ab, wenn …

  • Sie bereits ein klar definiertes Einzelprojekt haben – dann ist ein Angebot der richtige Schritt, kein Audit.
  • Ihr Unternehmen sehr klein ist und eine Person sämtliche Prozesse kennt.
  • Allein der niedrigste Preis entscheidet – ein Audit ist eine Investition in die richtigen Entscheidungen.
FAQ

Häufig gestellte Fragen

Worin unterscheidet sich ein Audit von einem kostenlosen Angebot?

Ein kostenloses Angebot beantwortet die Frage, was die Umsetzung eines bestimmten Umfangs kostet. Ein Audit beantwortet eine frühere und wichtigere Frage: Was braucht Ihre Organisation wirklich, und was bringt den größten Return? Es ist analytische Arbeit unseres Teams an Ihren Prozessen und Daten – deshalb ist es kostenpflichtig, und deshalb hat sein Ergebnis echten Wert.

Müssen wir die Umsetzung nach dem Audit mit Ihnen realisieren?

Nein. Der Bericht samt Implementierungsplan gehört Ihnen und kann mit jedem beliebigen Dienstleister umgesetzt werden. Die meisten Kunden arbeiten weiter mit uns – wegen des Werts des Plans, nicht wegen vertraglicher Bindungen.

Was kostet ein Audit?

Der Preis ist fest und steht vor Beginn der Arbeiten fest – er hängt von der Unternehmensgröße und der Zahl der analysierten Prozesse ab. Wir legen ihn in einem kurzen Vorgespräch fest, kostenlos und unverbindlich.

Wie viel Zeit kostet das Audit unser Team?

Wir planen die Gespräche so, dass der laufende Betrieb nicht gestört wird: einzelne Termine von 30–60 Minuten mit wenigen Personen. Den Rest erledigen wir selbstständig – anhand der Daten und Zugänge, die wir zu Beginn vereinbaren.

Unser Unternehmen hat ein besonderes Profil. Kennen Sie unsere Branche?

Wir haben unter anderem mit E-Commerce, Mode, Logistik und Spedition sowie Buchhaltung gearbeitet – in diesen Branchen sind unsere besten Projekte entstanden, etwa die Prozessautomatisierung bei einem Speditionskunden. Die Auditmethode selbst ist universell und funktioniert branchenunabhängig.

Audit beauftragen

Der erste Schritt: ein 20-minütiges Gespräch

Beschreiben Sie uns kurz, womit sich Ihr Unternehmen beschäftigt und welche Prozesse die meiste Zeit kosten. Wir antworten mit Umfang und Festpreis des Audits.

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich zur Beantwortung Ihrer Anfrage.