KSeF hat den Rechnungsverkehr polnischer Unternehmen dauerhaft verändert. Wir entwickeln Integrationen, mit denen diese Veränderung für Ihr Unternehmen unsichtbar bleibt: Shop, Fakturierung und Buchhaltung kommunizieren automatisch mit KSeF, und Ihr Team arbeitet wie gewohnt.
Seit 2026 existiert eine B2B-Rechnung formal erst dann, wenn sie als XML-Datei an KSeF übermittelt wurde und eine KSeF-Nummer erhalten hat. Die Pflicht galt ab Februar für die größten Steuerpflichtigen, ab April für alle übrigen Unternehmen. Für jedes Unternehmen hat das drei Folgen:
Jede Ausgangsrechnung muss im vom Finanzministerium vorgeschriebenen Format an KSeF übermittelt werden. Software ohne diese Funktion reicht nicht mehr aus.
Rechnungen von Lieferanten werden formal aus dem System abgerufen, nicht aus dem E-Mail-Postfach. Unternehmen, die diesen Prozess nicht automatisiert haben, müssen zwei parallele Abläufe manuell kontrollieren.
Die vom System vergebene Nummer wird zur Kennung der Rechnung und erscheint unter anderem bei Zahlungen. Ihre Unternehmenssysteme müssen sie speichern und weitergeben.
Die Integration ist eine Schicht, die wir zwischen Ihrer Unternehmenssoftware und der API des Nationalen E-Rechnungssystems aufbauen. Nach dem Go-live läuft der Dokumentenfluss so ab:
Eine Bestellung im Onlineshop, eine Position im Warenwirtschaftssystem, ein Vertrag im CRM – der Ort, an dem Ihr Team täglich arbeitet, bleibt unverändert.
Unsere Middleware erstellt aus den Verkaufsdaten eine strukturierte E-Rechnung (XML im aktuellen Schema des Ministeriums), validiert sie und übermittelt sie per API an KSeF – automatisch, im Hintergrund.
Das staatliche System liefert eine amtliche Bestätigung und die KSeF-Nummer zurück. Die Integration speichert sie zur Rechnung in Ihrem System und sendet Ihrem Kunden auf Wunsch eine lesbare PDF-Visualisierung.
Die Integration fragt KSeF regelmäßig nach neuen Lieferantenrechnungen ab und leitet sie an die Buchhaltung oder den Freigabeprozess weiter – ohne Abtippen von Daten aus E-Mails und Scans.
Die Vorschriften sehen einen Offline-Modus vor – die Rechnung wird lokal ausgestellt und nach Wiederherstellung der Verfügbarkeit an das System nachgereicht. Unsere Integration bewältigt dieses Szenario automatisch und überwacht die Fristen für die Nachreichung.
Die Rechnung zur Bestellung wird im Moment des Verkaufs automatisch an KSeF übermittelt – unabhängig davon, ob Ihr Shop auf einer Standardplattform läuft oder von uns maßgeschneidert entwickelt wurde. Im E-Commerce bedeutet das: automatische Rechnungsstellung für jede Bestellung.
Wir verbinden Warenwirtschafts- und Buchhaltungssoftware mit KSeF und ergänzen, was der Hersteller nicht vorgesehen hat: Mapping ungewöhnlicher Daten, Ablauf von Rechnungskorrekturen und Validierung vor dem Versand.
Nutzt Ihr Unternehmen individuell entwickelte Software – eigene oder von uns gelieferte –, erweitern wir sie direkt um ein KSeF-Modul und sichern Ihnen so die volle Kontrolle über den Prozess. Das maßgeschneiderte Modul ist per API mit KSeF verbunden.
Automatischer Abruf der Rechnungen aus KSeF, Zuordnung zu Projekten oder Abteilungen und Weiterleitung zur Freigabe – samt Archiv, in dem jedes Dokument in Sekunden auffindbar ist. Empfang, Freigaben und Archiv bilden einen durchgängigen Ablauf.
Eine Rechnung versenden zu können, ist noch kein funktionierender Prozess. Die Integration umfasst den gesamten Ablauf: Verkauf im Shop oder Warenwirtschaftssystem, Ausstellung, Korrekturen, Empfang von Eingangsrechnungen und Archiv – damit keine Daten manuell zwischen Programmen übertragen werden.
Formal existiert die B2B-Rechnung in KSeF, Ihre Kunden können aber weiterhin ein lesbares PDF mit der Visualisierung erhalten – die Integration versendet es automatisch zusammen mit der KSeF-Nummer. Für ausländische Empfänger und Verbraucher bleibt der herkömmliche Ablauf bestehen.
Die Vorschriften sehen einen Offline-Modus vor: Die Rechnung wird lokal mit entsprechender Kennzeichnung erstellt und nach Wiederherstellung der Verfügbarkeit an das System nachgereicht. Eine richtig konzipierte Integration erledigt das automatisch und überwacht die gesetzlichen Fristen – einer der Punkte, die wir vor dem Go-live prüfen.
Wir beginnen mit einer Analyse Ihres Rechnungsablaufs, mappen anschließend die Daten, starten die Integration in der KSeF-Testumgebung und schalten sie erst nach erfolgreichen Tests in die Produktion. Die Dauer hängt von der Anzahl der Systeme ab – einfache Implementierungen schließen wir in wenigen Wochen ab.
Ja – wir unterstützen Sie bei der Einrichtung der Authentifizierung Ihres Unternehmens in KSeF, bei der Vergabe von Berechtigungen an die richtigen Personen und Systeme sowie bei der sicheren Aufbewahrung der Zugangsdaten. An dieser Stelle stoßen viele Unternehmen schon zu Beginn auf Schwierigkeiten.
Teilen Sie uns mit, welche Systeme Ihr Unternehmen nutzt (Shop, Warenwirtschaft, Buchhaltung) – wir schätzen den Umfang der Integration und die Umsetzungsdauer ein.