Le KSeF a durablement transformé la circulation des factures dans les entreprises polonaises. Nous concevons des intégrations qui rendent ce changement invisible pour votre organisation : boutique, facturation et comptabilité communiquent automatiquement avec le KSeF, et votre équipe travaille comme avant.
Depuis 2026, une facture B2B n’existe formellement qu’une fois transmise au KSeF sous forme de fichier XML et dotée d’un numéro KSeF. L’obligation s’est appliquée en février aux plus grands contribuables, puis en avril à toutes les autres entreprises. Pour chaque organisation, cela entraîne trois conséquences :
Chaque facture de vente doit être transmise au KSeF dans le format exigé par le ministère des Finances. Un logiciel dépourvu de cette fonction ne suffit plus.
Les factures fournisseurs se récupèrent formellement dans le système, et non dans la boîte e-mail. Les entreprises qui n’ont pas automatisé ce processus doivent contrôler manuellement deux circuits parallèles.
Le numéro attribué par le système devient l’identifiant de la facture et apparaît notamment lors des paiements. Vos systèmes doivent le conserver et le transmettre.
L’intégration est une couche que nous développons entre vos logiciels et l’API du système national de facturation électronique. Une fois en service, les documents circulent ainsi :
Une commande sur la boutique en ligne, une ligne dans le logiciel commercial, un contrat dans le CRM : l’outil que votre équipe utilise au quotidien ne change pas.
Notre couche intermédiaire transforme les données de vente en facture électronique structurée (XML selon le schéma en vigueur du ministère), la valide et la transmet au KSeF via l’API — automatiquement, en arrière-plan.
Le système public renvoie une confirmation officielle et le numéro KSeF. L’intégration l’enregistre avec la facture dans votre système et, sur demande, envoie au client une visualisation PDF lisible.
L’intégration interroge régulièrement le KSeF pour récupérer les nouvelles factures fournisseurs et les transmet à la comptabilité ou au circuit de validation, sans ressaisie depuis les e-mails et les scans.
La réglementation prévoit un mode hors ligne : la facture est émise localement puis transmise au système dès qu’il est de nouveau disponible. Notre intégration gère ce scénario automatiquement et contrôle les délais de transmission.
La facture de chaque commande est transmise automatiquement au KSeF au moment de la vente — que votre boutique fonctionne sur une plateforme standard ou que nous l’ayons développée sur mesure. En e-commerce, cela signifie une facturation automatique de chaque commande.
Nous connectons vos logiciels commerciaux et comptables au KSeF en complétant ce que l’éditeur n’a pas prévu : mappage de données atypiques, gestion des factures rectificatives et validation avant envoi.
Si votre organisation utilise un logiciel développé sur mesure — en interne ou par nos soins —, nous l’enrichissons directement d’un module KSeF, pour une maîtrise totale du processus. Ce module sur mesure se connecte au KSeF via l’API.
Récupération automatique des factures depuis le KSeF, affectation aux projets ou départements et transmission pour validation — avec une archive où chaque document se retrouve en quelques secondes. Réception, validations et archivage forment un seul circuit.
Pouvoir envoyer une facture ne signifie pas disposer d’un processus opérationnel. L’intégration couvre l’ensemble du circuit : vente sur la boutique ou dans le logiciel commercial, émission, rectifications, réception des factures d’achat et archivage — pour qu’aucune donnée ne soit ressaisie d’un logiciel à l’autre.
Formellement, la facture B2B existe dans le KSeF, mais vos clients peuvent continuer à recevoir un PDF lisible de sa visualisation — l’intégration l’envoie automatiquement avec le numéro KSeF. Pour les destinataires étrangers et les consommateurs, le circuit traditionnel est maintenu.
La réglementation prévoit un mode hors ligne : la facture est créée localement avec le marquage approprié, puis transmise au système dès qu’il est de nouveau disponible. Une intégration bien conçue s’en charge automatiquement et contrôle les délais légaux — l’un des points que nous vérifions avant la mise en service.
Nous commençons par examiner votre circuit de facturation, puis nous mappons les données, lançons l’intégration dans l’environnement de test du KSeF et ne la basculons en production qu’après des tests concluants. La durée dépend du nombre de systèmes — les déploiements simples sont bouclés en quelques semaines.
Oui : nous accompagnons la configuration de l’authentification de votre entreprise dans le KSeF, l’attribution des droits aux bonnes personnes et aux bons systèmes, ainsi que la conservation sécurisée des identifiants. C’est l’étape où de nombreuses entreprises rencontrent des difficultés dès le départ.
Indiquez-nous les systèmes utilisés par votre entreprise (boutique, logiciel commercial, comptabilité) : nous évaluerons le périmètre de l’intégration et son délai de réalisation.