KSeF trwale zmienił obieg faktur w polskich przedsiębiorstwach. Projektujemy integracje, dzięki którym ta zmiana pozostaje niewidoczna dla organizacji: sklep, fakturowanie i księgowość komunikują się z KSeF automatycznie, a zespół pracuje jak dotąd.
Od 2026 roku faktura B2B istnieje formalnie dopiero wtedy, gdy trafi do KSeF jako plik XML i otrzyma numer KSeF. Obowiązek objął w lutym największych podatników, a od kwietnia — pozostałych przedsiębiorców. Dla każdej organizacji oznacza to trzy konsekwencje:
Każda faktura sprzedażowa musi zostać przesłana do KSeF w formacie wymaganym przez ministerstwo. Oprogramowanie pozbawione tej funkcji przestało być wystarczające.
Faktury od kontrahentów formalnie odbiera się z systemu, a nie z poczty e-mail. Firmy, które nie zautomatyzowały tego procesu, muszą ręcznie kontrolować dwa równoległe obiegi.
Numer nadany przez system staje się identyfikatorem faktury i pojawia się m.in. przy płatnościach. Systemy przedsiębiorstwa muszą go przechowywać i przekazywać dalej.
Integracja to warstwa, którą budujemy między oprogramowaniem przedsiębiorstwa a API Krajowego Systemu e-Faktur. Po wdrożeniu obieg dokumentów przebiega następująco:
Zamówienie w sklepie internetowym, pozycja w systemie handlowym, umowa w CRM — miejsce, w którym zespół pracuje na co dzień, pozostaje bez zmian.
Nasza warstwa pośrednia tworzy z danych sprzedaży fakturę ustrukturyzowaną (XML w aktualnym schemacie ministerstwa), waliduje ją i przesyła do KSeF przez API — automatycznie, w tle.
System rządowy zwraca urzędowe potwierdzenie i numer KSeF. Integracja zapisuje go przy fakturze w systemie firmy i — na życzenie — wysyła klientowi czytelną wizualizację PDF.
Integracja regularnie odpytuje KSeF o nowe faktury od kontrahentów i przekazuje je do księgowości lub obiegu akceptacji, eliminując przepisywanie danych z wiadomości e-mail i skanów.
Przepisy przewidują tryb offline — fakturę wystawia się lokalnie i dosyła do systemu po przywróceniu dostępności. Nasza integracja obsługuje ten scenariusz automatycznie i kontroluje terminy dosłania.
Faktura do zamówienia trafia do KSeF automatycznie w chwili sprzedaży — niezależnie od tego, czy sklep działa na gotowej platformie, czy został przez nas zbudowany na miarę. W e-commerce oznacza to automatyczne wystawianie faktur do każdego zamówienia.
Integrujemy oprogramowanie handlowe i księgowe z KSeF, uzupełniając obszary nieprzewidziane przez producenta: mapowanie nietypowych danych, obieg korekt oraz walidację przed wysyłką.
Jeśli organizacja korzysta z oprogramowania tworzonego na miarę — własnego lub dostarczonego przez nas — rozbudowujemy je bezpośrednio o moduł KSeF, zapewniając pełną kontrolę nad procesem. Moduł na miarę łączy się z KSeF przez API.
Automatyczny odbiór faktur z KSeF, przypisanie do projektów lub działów i przekazanie do akceptacji — wraz z archiwum, w którym każdy dokument można odnaleźć w kilka sekund. Odbiór, akceptacje i archiwum tworzą jeden obieg.
Sama możliwość wysłania faktury nie jest równoznaczna z działającym procesem. Integracja obejmuje cały obieg: sprzedaż w sklepie lub systemie handlowym, wystawienie, korekty, odbiór faktur zakupowych i archiwum — tak, aby żadne dane nie były ręcznie przepisywane między programami.
Formalnie faktura B2B funkcjonuje w KSeF, jednak klienci mogą nadal otrzymywać czytelny PDF z wizualizacją — integracja wysyła go automatycznie wraz z numerem KSeF. W przypadku odbiorców zagranicznych i konsumentów obieg pozostaje tradycyjny.
Przepisy przewidują tryb offline: faktura powstaje lokalnie z odpowiednim oznaczeniem i zostaje dosłana do systemu po przywróceniu dostępności. Prawidłowo zaprojektowana integracja realizuje to automatycznie i kontroluje ustawowe terminy — to jeden z elementów, które weryfikujemy przed uruchomieniem.
Rozpoczynamy od przeglądu obiegu fakturowania, następnie mapujemy dane, uruchamiamy integrację w środowisku testowym KSeF i dopiero po pomyślnych testach przełączamy ją na produkcję. Czas realizacji zależy od liczby systemów — proste wdrożenia zamykamy w kilka tygodni.
Tak — wspieramy konfigurację uwierzytelnienia firmy w KSeF, nadawanie uprawnień właściwym osobom i systemom oraz bezpieczne przechowywanie danych dostępowych. To etap, na którym wiele przedsiębiorstw napotyka trudności już na starcie.
Prosimy o informację, z jakich systemów korzysta firma (sklep, program handlowy, księgowość) — przygotujemy ocenę zakresu integracji i czasu jej realizacji.